
CONCEPTION ET ORGANISATION D’UN EVENEMENT
pour le Ministère de la Transition Écologique et Solidaire.
LE BRIEF
Les objectifs de notre client.
- Conception et organisation d’un événement pour célébrer l’adoption de l’Agenda 2030 et ses Objectifs de développement durable (ODD).
- Rassembler les acteurs premium (élus, associations, entreprises, …)
- Combiner conférences en plénière et mini-salon des initiatives Objectifs de développement durable.
- Créer du lien, faire échanger les acteurs entre eux pour qu’ils repartent avec des opportunités de collaboration après l’événement.
- Développer des synergies entre élus, associations et entreprises en faveur des Objectifs de développement durable.
- Gérer et optimiser les espaces et le temps.
- Inventer un concept “fondateur d’une dynamique et opérationnel” et organiser un événement de haut niveau en moins d’un mois à réception du brief.
- Créer les outils de communication et la signalétique.
- Animer les réunion de travail.
- Élaborer la programmation de l’événement dans chaque espace.
LES SOLUTIONS CREATIVES
Quelles idées ? Qui ? Quelle démarche ?
Un événement éco-conçu et participatif en se fondant sur la méthode collaborative 22EME SIECLE :
- Conception et organisation d’un événement créateur de liens et dynamique.
- Invention du nom et de la base line “Croisons nos agendas pour atteindre nos objectifs”
- Organisation inclusive de la programmation (co-construction) en moins d’un mois avec l’ensemble des équipes du Ministère et les 50 partenaires.
- Hébergement des données sur des serveurs alimentés par des énergies renouvelables
- Objectif zéro plastique et denrées locales.
- Mise en place d’outils numériques collaboratifs de suivi de projets pour piloter les 35 intervenants opérationnels et les contenus de 50 partenaires.
Un dispositif efficace :
- Site internet avec agenda interactif pour mettre en valeur les contenus des participants, les interventions et les exposants de l’événement. Ce site avait pour objectif remplacer le programme imprimé.
- Captation vidéo live multi-caméras avec réalisation format télévision en live.
- Quizz interactif sur smartphones et résultats en live sur écran géant.
- Duplex d’Irlande en direct lors de la plénière.
- Animation de la plénière par une journaliste accompagnée pour la performance (conducteur millimétré).
- Montage en boucle d’une vingtaines de vidéo et d’une cinquantaine de photographies pour diffusion sur deux écrans plats.
- Briefing du traiteur.
- Design, exécution et production d’éléments de communication (signalétique, kakémono, photo call).
- Accueil participants, intervenants et VIP).
- Couverture photographique.
- Hashtag dédié #Agenda2030_FR
LES RESULTATS.
Un mot sur le dispositif réalisé.
L’événement fut un succès total.
- 450 personnes présentes
- Plus de 50 partenaires
- Tenu du planning à la minute près (19 interventions à la suite en plénières)
- Effet de réseau très fort entre les acteurs fondé sur l’idée “croisons nos agendas”.
- 29 exposants dans le salon autour des ODD.
- Sprint de 15 interviews vidéo des acteurs dans la salle média et rencontres.
- Montage en version anglaise d’un court métrage envoyé pour le Sommet Climat à New-York City- prévu deux jour après.
- Montages de 30 capsules vidéos (plénière et salle média).
- Version française du court métrage envoyé à New-York City.
- Pack Photographies de l’événement.
- Plus de 130 000 affichages du hashtag #Agenda2030_FR sur Twitter
- Une réunion bilan avec le Ministère qui a affiché 100% de satisfaction.
- Les méthodes de travail de 22EME SIECLE ont été le support d’une forme de team building pour les équipes du Ministère